Guide de la facturation électronique

Définition et concepts importants de l’e-invoicing

L’e-invoicing désigne l’émission, la transmission et la réception de factures électroniques structurées entre entreprises assujetties à la TVA. C’est un processus de dématérialisation qui remplace les formats classiques par des données organisées lisibles par les systèmes informatiques. 

E-invoicing

Différence entre e-invoicing et e-reporting

L’e-invoicing concerne les factures électroniques B2B entre entreprises assujetties à la TVA, tandis que l’e-reporting implique la transmission des données de transactions à l’administration fiscale pour les opérations B2C et internationales.

Critère

e-invoicing

e-reporting

Définition

Création, émission et réception de factures électroniques structurées entre entreprises assujetties à la TVA

Transmission des données de transactions à l’administration fiscale, incluant les opérations B2C et internationales

Types de transactions concernées

Transactions B2B (entre entreprises) assujetties à la TVA

Opérations B2C (entre entreprises et consommateurs) et transactions internationales

Obligations spécifiques

Émettre et recevoir des factures électroniques structurées via des plateformes de dématérialisation partenaires ou le portail public de facturation

Transmettre à l’administration fiscale les données relatives aux transactions non couvertes par l’e-invoicing

Données à transmettre

Informations obligatoires d’une facture classique sous forme structurée (XML, UBL, CII)

Détails des transactions B2C et internationales pour le contrôle fiscal et la TVA

Finalité

Digitaliser la facturation B2B et améliorer l’efficacité opérationnelle

Assurer la conformité fiscale et faciliter le contrôle des administrations

L’e-invoicing et l’e-reporting s’articulent autour d’une même finalité fiscale. L’e-invoicing garantit la traçabilité des factures B2B, tandis que l’e-reporting complète ce dispositif en transmettant les données de transactions B2C et internationales à l’administration fiscale.

Avantages de l’e-invoicing pour les entreprises belges

Les entreprises belges tirer profit de l’e-invoicing via la réduction des coûts administratifs liés à la gestion des factures, l’amélioration de la trésorerie grâce à une visibilité accrue sur les flux de paiement, et une conformité facilitée avec les obligations légales réduisant la fraude à la TVA.

  • Réduction des coûts administratifs 
  • Amélioration de la gestion de trésorerie grâce à une visibilité accrue sur les flux de paiement
  • Diminution des erreurs grâce à l’automatisation des processus de facturation électronique
  • Réduction de la fraude à la TVA

L’e-invoicing accélère les cycles de paiement en automatisant le traitement des factures électroniques. Les délais de paiement s’en trouvent raccourcis, améliorant la gestion de trésorerie et renforçant la relation client-fournisseur.

Fonctionnement technique de l’e-invoicing

L’émission, la transmission et la réception des factures électroniques s’effectuent via des plateformes de dématérialisation partenaires ou le portail public de facturation. Ces plateformes standardisent les formats électroniques et assurent l’interopérabilité entre les systèmes des émetteurs et des destinataires.

Les formats standardisés pour l’e-invoicing incluent XML, UBL et Peppol. XML structure les données, UBL définit un langage universel pour les documents commerciaux, et Peppol assure l’interopérabilité des systèmes. Ces normes garantissent la conformité légale et la lisibilité des factures électroniques.

Formats standardisés et exigences techniques

En Belgique, les formats recommandés sont XML-UBL pour les données structurées et Peppol pour l’interopérabilité. Le standard Peppol s’imposera progressivement d’ici 2026, garantissant l’interopérabilité des factures électroniques.

Les factures électroniques doivent inclure l’identification des parties, les détails des prestations, les montants et les taux de TVA. Ces données structurées assurent la validité légale et fiscale des factures électroniques, conformément aux exigences belges et européennes.

Cadre légal et obligations de l’e-invoicing en Belgique

Réglementation belge sur la facturation électronique

Le cadre légal de l’e-invoicing en Belgique s’ancre dans le Code de la TVA, révisé en février 2024. Cette réforme transcrit la directive européenne 2014/55/UE, rendant la facturation électronique structurée obligatoire pour les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2026.

Exigences légales spécifiques aux entreprises belges

Les entreprises belges doivent émettre, recevoir et traiter des factures électroniques structurées conformément au modèle Peppol à cinq coins. La validité fiscale exige l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. L’archivage électronique s’effectue sur dix ans. Les données doivent être accessibles en ligne pour les contrôles fiscaux.

Transactions soumises à l’e-invoicing

Les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique relèvent de l’obligation d’e-invoicing. Les opérations B2C et internationales s’inscrivent dans le champ de l’e-reporting. Les marchés publics B2G nécessitent un format électronique structuré depuis 2020. Les transactions exonérées de TVA selon l’article 44 du Code de la TVA bénéficient d’une exemption temporaire.

Règles applicables aux transactions transfrontalières

Pour les échanges internationaux, l’e-invoicing s’applique aux opérations B2B où le vendeur ou l’acheteur est assujetti à la TVA en Belgique. Les exportations hors UE échappent à l’obligation de facturation électronique structurée. Le réseau Peppol assure l’interopérabilité avec les systèmes étrangers. Les entreprises belges doivent adapter leurs systèmes pour échanger avec des partenaires utilisant des formats électroniques différents.

Conformité technique des systèmes d’e-invoicing

Les systèmes d’e-invoicing doivent garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques. La norme européenne EN16931 fixe les exigences techniques pour la conformité des formats électroniques. Les plateformes de dématérialisation partenaires assurent la validation des données avant transmission aux réseaux d’échange. Les certificats électroniques sécurisent l’identité des émetteurs et la fiabilité des contenus.

Sanctions en cas de non-conformité

Les entreprises non conformes encourent des sanctions administratives et financières. Les pénalités proportionnelles peuvent atteindre 200% de la TVA concernée. Les corrections doivent intervenir avant le prochain cycle de déclaration fiscale. Les entreprises peuvent régulariser leur situation en adoptant un format électronique conforme et en s’inscrivant au réseau Peppol. Les délais de mise en conformité s’alignent sur le calendrier de déploiement sectoriel.

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Mise en place de l’e-invoicing dans votre entreprise

Étapes clés pour l’implémentation

Implémenter l’e-invoicing dans une entreprise belge nécessite une approche structurée, de l’analyse des besoins à la mise en production.

  • Évaluer son système informatique existant et sa capacité d’intégration avec les formats électroniques
  • Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) compatible avec le réseau PEPPOL
  • Former les équipes aux nouveaux processus de gestion électronique des factures
  • Adapter ses procédures comptables pour garantir la conformité aux obligations légales

Les entreprises doivent d’abord vérifier la compatibilité de leur système de gestion avec les formats XML-UBL et Peppol. L’engagement d’une plateforme de dématérialisation partenaire permet l’interopérabilité avec les partenaires commerciaux. La formation des employés est essentielle pour assurer un passage fluide à la facturation électronique obligatoire.

Liens vers les outils Gespac et la page formation

Budget et retour sur investissement

Le budget dépend de la taille de l’entreprise et de la solution choisie. Les coûts incluent le logiciel, l’intégration, la formation et la maintenance. Les PME peuvent bénéficier d’incitations fiscales, comme la déduction supplémentaire de 20% pour les dépenses liées à la facturation électronique entre 2024 et 2027. Une facture électronique coûte entre 0,40€ et 1,50€ contre 5 à 10€ pour une facture papier. Le retour sur investissement inclut la réduction des coûts de facturation, l’amélioration de l’efficacité et la réduction des erreurs.

Solutions et plateformes d’e-invoicing adaptées au marché belge

Plateformes de dématérialisation partenaires

Les plateformes de dématéralisation partenaires (PDP) sont des opérateurs immatriculés par l’État belge. Elles permettent aux entreprises d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées conformément à la réglementation. Ces plateformes assurent l’interopérabilité entre les différents systèmes d’échange électronique.

Lien vers la liste d’outils

Les entreprises belges doivent choisir une plateforme de dématérialisation partenaire offrant l’interopérabilité avec le réseau Peppol. La plateforme sélectionnée doit garantir la conformité aux normes belges et européennes, la sécurité des données et l’intégration avec les systèmes comptables existants. Elle doit aussi permettre l’échange de données structurées entre partenaires commerciaux.

Facturation électronique : des logiciels compatibles et prêts pour Peppol

La facturation électronique devient incontournable en Belgique. Pour répondre aux obligations en matière de format (UBL) et de transmission via le réseau Peppol, mieux vaut s’appuyer sur des outils fiables, évolutifs et bien intégrés à votre gestion comptable.

Chez Gespac, nous vous proposons une gamme de logiciels compatibles avec l’e-invoicing, pensés pour les indépendants, les PME et les structures comptables plus complexes.

WinBooks Accounting offre une base solide pour gérer votre comptabilité, tout en intégrant des modules de facturation électronique adaptés aux exigences belges. Grâce à WinBooks Connect, vous centralisez les documents, automatisez la collecte des pièces justificatives et simplifiez les échanges avec votre comptable.

Exact Online et Exact Globe vont plus loin en combinant gestion commerciale, comptabilité et e-invoicing au sein d’une seule plateforme cloud ou on-premise, selon vos besoins. Ils permettent une connexion fluide au réseau Peppol et une automatisation avancée des flux de factures entrantes et sortantes.

Les solutions Sage Bob (Starter, PME, Expert) couvrent toute la palette des besoins comptables — de l’indépendant à la PME structurée — avec des fonctionnalités d’e-invoicing directement intégrées. Sage Cloud Demat vient compléter cet écosystème en facilitant la numérisation, l’archivage et la transmission des factures électroniques.

Pour aller encore plus loin, Sage BI Reporting permet d’analyser vos données financières, y compris vos flux de factures électroniques, avec des tableaux de bord clairs et personnalisables.

Enfin, des outils complémentaires comme CodaBox, Isabel 6, Clearnox ou SignHere renforcent l’automatisation de vos encodages, la gestion des paiements ou la signature électronique des documents.

Aspects pratiques et bonnes pratiques de l’e-invoicing

Format et contenu des factures électroniques

La Belgique recommande les formats XML-UBL et Peppol BIS Billing pour la facturation électronique. Ces standards européens garantissent l’interopérabilité entre systèmes et la conformité légale. Peppol BIS Billing repose sur la norme UBL, assurant la compatibilité entre plateformes et administrations fiscales.

Les factures électroniques doivent inclure les identifiants des parties, la date d’émission, le numéro de facture, les détails des produits ou services, les prix, les taux de TVA et le montant total. Ces données structurées assurent la validité fiscale. La TVA se présente sous forme de codes normalisés pour le traitement automatique.

Archivage et conservation des factures électroniques

Les factures électroniques doivent être conservées pendant dix ans conformément au Code de la TVA. L’archivage garantit l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents. Le format Peppol BIS Billing assure la conformité légale et la traçabilité des données.

L’organisation de l’archivage électronique repose sur des plateformes accréditées. Les mesures de sécurité incluent le chiffrement des données et l’accès contrôlé. Des systèmes de recherche efficaces permettent de retrouver rapidement les factures archivées pour les contrôles fiscaux ou les audits comptables.