Comprendre et anticiper la transition vers votre facturation électronique

Peppol, c’est quoi exactement ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé qui facilite l’échange de documents électroniques standardisés — factures, bons de commande, bons de livraison, etc. — entre entreprises, administrations et prestataires.

Contrairement à un simple PDF envoyé par e-mail, Peppol permet un véritable dialogue entre logiciels de gestion. Les données sont transmises de manière structurée, ce qui réduit les erreurs, évite les ressaisies et fluidifie les processus comptables.

Une infrastructure européenne devenue standard international

Peppol a vu le jour sous l’impulsion de la Commission européenne, dans le but de moderniser les échanges avec les institutions publiques. Depuis, le modèle a été adopté par plus de 30 pays, y compris en dehors de l’UE. Le réseau est aujourd’hui géré par l’organisation OpenPeppol.

Trois composantes structurent son fonctionnement :

  • un réseau sécurisé de transmission (Peppol eDelivery Network)
  • des formats de documents normalisés
  • des prestataires agréés, les Peppol Access Points, qui assurent l’envoi et la réception
Gespac illustration

La Belgique fait de Peppol un levier de digitalisation

Depuis 2019, toutes les factures adressées aux administrations publiques belges doivent transiter par Peppol. Ce canal a été choisi parce qu’il répond à des besoins essentiels : garantir la sécurité, assurer la fiabilité des échanges, permettre l’interopérabilité entre systèmes et s’inscrire dans un cadre légal bien défin

À partir du 1er janvier 2026, cette méthode ne sera plus réservée aux seuls marchés publics. Elle s’appliquera à toutes les factures échangées entre entreprises belges soumises à la TVA.

Pourquoi Peppol devient-il incontournable à partir de 2026 ?

Une obligation légale

Le gouvernement belge a fixé une échéance claire : à partir de 2026, la facturation structurée devient la norme pour les opérations B2B entre assujettis TVA.
Cette mesure s’inscrit dans un mouvement européen plus large (directive ViDA) visant à moderniser la collecte de la TVA.

Pour les entreprises, qu’est-ce que ça change ?

  • Fini les factures papier ou PDF non structurés
  • Passage obligatoire à un format standard (ex. : UBL 2.1, au format XML)
  • Utilisation d’un canal sécurisé comme Peppol

Voici un tableau comparatif :

Critère PDF par email Peppol structuré
Transmission automatique ❌ ✅
Intégration sans saisie ❌ ✅
Conformité 2026 ❌ ✅
Traçabilité renforcée ❌ ✅
Risque d’erreur humaine Élevé Faible

Pourquoi Peppol deviendra obligatoire? 

Cette réforme vise plusieurs finalités :

  • Mieux lutter contre la fraude à la TVA (fausses factures, doubles facturations…) ;
  • Réduire la charge administrative pour les entreprises (fin de la double saisie, automatisation des traitements) ;
  • Améliorer la qualité et la rapidité de la collecte de données fiscales ;

Renforcer la sécurité et la traçabilité des échanges comptables.

GESPAC vous accompagne dans la transition

En 2026, il ne suffira pas de changer de format. Il faudra repenser certains processus. Pour cela, mieux vaut être bien entouré.
GESPAC est un prestataire certifié Peppol. Nos équipes sont là pour vous accompagner : au niveau du choix des outils, des intégrations ou de la  formation.

Prenez rendez-vous avec nos équipes

Concrètement, comment fonctionne Peppol ?

Le réseau Peppol se base sur une architecture décentralisée, chiffrée, et basée sur des identifiants uniques.

Chaque entreprise possède un Peppol ID (en Belgique, ce numéro est basé sur le numéro d’entreprise BCE).
Par exemple, pour le numéro  0202:BE012345678 : 0202 correspond au code du registre BCE et BE0123456789 est le numéro d’entreprise

Comment envoyer une facture via Peppol ?

  1. Tout d’abord, vous devez créer votre facture depuis votre logiciel comptable ou ERP compatible.
    Le document est automatiquement converti au format UBL.
  2. Il est transmis via votre Access Point Peppol.
  3. L’Access Point du destinataire reçoit et valide la facture.
  4. Elle est directement intégrée dans le système de gestion de votre client, sans saisie manuelle.
Explication du fonctionnement de Peppol

La solution GESPAC : connectez-vous simplement à Peppol

Chez GESPAC, les solutions que nous vous proposons sont prévues pour faciliter l’accès au réseau Peppol,. Et ce, même pour les entreprises qui ne disposent pas d’une équipe IT interne.

 Nos outils permettent :

  • Une connexion directe et sécurisée à Peppol via votre point d’accès entreprise certifié ;
  • L’automatisation complète de l’émission et de la réception de documents ;
  • Une interface simple et intuitive, pensée pour les utilisateurs non techniques ;

Une intégration fluide avec les logiciels comptables ou ERP déjà utilisés.

Qui est concerné par Peppol en Belgique ?

Les entreprises assujetties à la TVA

À partir du 1er janvier 2026, si votre entreprise est soumise à la TVA, pas le choix : vous devrez facturer autrement.
Fini les PDF envoyés par mail : Place à un canal structuré, sécurisé, interopérable. Comme Peppol.

Cela vaut pour tout le monde.
Peu importe que vous dirigiez une grande société, une PME ou une toute petite entreprise. La règle est la même : toutes les factures devront passer par ce nouveau système.

Les indépents, professions libérales, freelances…

Vous êtes indépendant ? Consultant, avocat, médecin, architecte, ou freelance ?
Si vous êtes assujetti à la TVA, cette obligation s’applique aussi à vous.

Même si vous n’émettez qu’une poignée de factures par mois. Même si vous travaillez seul.
Dès 2026, vous devrez passer par un outil compatible Peppol pour facturer vos clients.

Les fournisseurs du secteur public

Pour vous, rien ne change.
Depuis 2019, les entreprises qui facturent les administrations (communes, écoles, hôpitaux…) doivent déjà utiliser Peppol.
Cette règle reste en place. Elle s’inscrit même dans un cadre plus large qui vise à généraliser la facturation électronique en Belgique.

 

Quelques cas particuliers

B2B (Business to Business) : principal public concerné par la réforme de 2026.
B2G (Business to Government) : déjà sous obligation depuis plusieurs années.
Franchisés ou réseaux de points de vente : souvent intégrés via la structure du groupe. Il est possible de mutualiser les outils ou de mettre en place une solution commune.
Petites ASBL : certaines pourraient être temporairement exemptées, selon leur régime TVA.Le SPF Finances doit encore communiquer des détails à ce sujet. 

Vous souhaitez anticiper dès aujourd’hui ?
👉 Prenez contact avec un conseiller GESPAC pour en discuter.

Comment s’enregistrer sur le réseau Peppol ?

S’enregistrer sur le réseau Peppol est une démarche simple. Mais à condition de passer par un prestataire agréé ou d’utiliser un logiciel compatible. Suivez ces étapes pour être opérationnel rapidement.

Obtenir un Peppol ID

Le Peppol ID est votre identifiant unique sur le réseau. Il va vous permettre d’envoyer et de recevoir des documents structurés de manière sécurisée.

👉 Deux manières de l’obtenir :

  • Via un logiciel de facturation compatible, qui se charge de l’enregistrement automatique si connecté au réseau Peppol ;
  • Ou via un prestataire certifié Peppol Access Point, comme GESPAC, qui vous inscrit officiellement dans le registre.

L’attribution du Peppol ID ne coûte rien en soi, mais elle est généralement incluse dans une offre de service globale (connexion au réseau, support, sécurité…).

Choisir votre point d’accès

Deux options s’offrent à vous :

  1. Utiliser un logiciel déjà connecté à un point d’accès, comme Sage, Exact ou Isabel Group ; (lien vers les pages des logiciels)
  2. Faire appel à un prestataire spécialisé comme GESPAC, qui prend en charge :
    • L’enregistrement et la gestion de votre Peppol ID 
    • La configuration de votre environnement ;
    • La mise en service de votre accès sécurisé.

Vérification et validation

Une fois inscrit, votre Peppol ID est vérifié pour confirmer que vous êtes une entreprise active. Cette validation repose notamment sur :

  • Votre numéro d’entreprise (via la BCE) ;
  • Une adresse e-mail professionnelle valide ;
  • Parfois, un échange technique entre prestataires.

Un processus simplifié avec GESPAC

Bonne nouvelle : si vous choisissez GESPAC, vous n’aurez rien à configurer vous-même! L’ensemble du processus – de l’inscription jusqu’à la mise en production – est pris en charge pour vous.

✅ En quelques jours, vous êtes prêt à utiliser Peppol, sans compétence technique particulière.

Quels outils utiliser pour passer à Peppol en Belgique ?

Il existe de nombreuses solutions logicielles compatibles avec Peppol, que vous soyez indépendant, PME, fiduciaire ou grande entreprise.

Exemples de logiciels compatibles avec la facturation électronique

Sage Bob (versions Expert, PME, Starter)
Sage Cloud Demat & Sage Cloud Demat Invoicing
Codabox (souvent utilisé par les fiduciaires)
Exact Globe
Exact Online
Flowin par Isabel Group

Ces outils offrent une connexion native à Peppol. Ou via des modules complémentaires faciles à intégrer.

Qu’est-ce qui change à partir du 1er janvier 2026

Les factures devront être envoyées sur Peppol dès janvier 2026. Chaque gestionnaire d’entreprise a la liberté d’envoyer en complément les factures par mail, ceci est un choix de gestion de l’entreprise

Ce que cela implique concrètement :

  • Fin des factures PDF envoyées par e-mail ;
  • Utilisation obligatoire d’un format structuré, transmis via un canal conforme comme Peppol ;

     

  • Adaptation des logiciels de facturation et des processus internes pour répondre aux nouvelles exigences.

Comment se préparer en 2025 ?

L’année 2025 est votre période de transition idéale. Elle vous permet :

  • D’adopter un outil compatible à votre rythme ;
  • De tester vos processus sans pression ;
  • De former vos équipes en douceur.

Ne subissez pas la réforme : anticipez-la sereinement avec l’aide d’un partenaire comme GESPAC.

FAQ – Questions fréquentes sur Peppol

Peppol est-il obligatoire ?
 ➡️ Dès 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique devront utiliser Peppol pour leurs factures entre professionnels. En ce qui concerne la facturation vers l’administration publique, c’est déjà une obligation depuis 2019.

Est-ce gratuit ?
 ➡️ L’inscription, oui.
Obtenir un identifiant Peppol ne coûte rien.
Mais pour l’utiliser vraiment — c’est-à-dire envoyer des factures via le réseau — il vous faut passer par un prestataire certifié. En général, ce service est proposé sous forme d’abonnement. Avec un vrai accompagnement au niveau de la sécurité, la connectivité et le support technique.

Puis-je facturer une entreprise étrangère via Peppol ?
 ➡️ Tout à fait.
Le réseau Peppol dépasse largement la Belgique. Il est déjà utilisé dans plus de 30 pays. Comme la Norvège, les Pays-Bas ou encore l’Australie…
Si votre client est inscrit sur le réseau, vous pouvez lui envoyer vos factures.

Comment vérifier si une entreprise est déjà sur Peppol ?
 ➡️ Très simplement: il existe un annuaire en ligne — le Peppol Directory — dans lequel vous pouvez rechercher une entreprise par son nom ou son numéro de TVA. En quelques secondes, vous saurez si elle peut recevoir vos factures via le réseau.